Stand: 18.06.2021
Um die Antwort gleich vorwegzunehmen:
Das hängt wie immer ganz von Ihren Anforderungen ab.
DOCBOX®, das DMS des deutschen Herstellers aktivweb GmbH bietet jedoch zahlreiche Funktionen, die wir derzeit bei Amagno vermissen.
Ganz offensichtlich hört man bei DOCBOX® auf seine Kunden und Partner und entwickelt das DMS gezielt nach deren Bedürfnissen.
Nachfolgend listen wir auszugsweise die unserer Meinung nach wichtigsten Vorteile der DOCBOX® auf:
| Merkmal | DOCBOX® | Amagno |
|---|---|---|
| Umstellen von Seiten in PDF Dateien | ja | nein |
| Projektakten aus unterschiedlichen Dateitypen erstellen | ja | nein |
| Suche nach Anmerkungen und Stempeln | ja | nein |
| einfache Erstellung komplexer Suchen | ja | nein |
| Grafischer Workfloweditor | ja | nein |
| Kopieren von Workflows oder Teilen davon zur erneuten Verwendung | ja | nein |
| Hinzufügen von internen oder externen Dokumenten im Verlauf eines Workflows | ja | nein |
| dauerhafte oder befristete Vertretungsregeln in der Administrationsoberfläche erstellen | ja | nein |
| GoBD und DSGVO konforme Löschprotokolle | ja | nein |
| GoBD konforme Emailarchivierung, kein Einsatz eines zusätzlichen Mailarchivierungsprogramms notwendig | ja | nein |
| Anbindung von DATEV oder anderen FiBu-Lösungen ohne hohe Zusatzkosten | ja | nein |
| Abruf beliebig vieler Email-Postfächer | ja | nein |
| regelbasierte Verteilung von Emails im DMS in der Administrationsoberfläche einrichten | ja | nein |
| Unterschreiben und Signieren per Touchpad oder vorhandener Signiersoftware | ja | nein |
| Löschen von Dokumenten aus dem Archiv mit zwingender Angabe des Löschgrundes und Zustimmung eines Löschberechtigten | ja | nein |
| transparente Erstellung von Benutzerrechten | ja | nein |
| Betriebssystem und Endgeräte unabhängige Webanwendung (Windows, MacOS, Linux, iOS, Android) |
ja | nein |
| hoch performante Datenbank im Lieferumfang enthalten | ja | nein |
| einfacher Wechsel von Inhouse zu Cloud oder vice versa unter Beibehaltung aller Dokumente, Funktionalitäten, Metadaten und Workflows | ja | nein |
| Cloudbetrieb in einem deutschen Rechenzentrum (KEINE Daten bei Microsoft, Amazon oder Google) |
ja | nein |
| einfache Backups der Datenbank über die Administrationsseite | ja | nein |
| vollständige Administrationsoberfläche, auch in der Cloud | ja | nein |
| minutenschnelle Installation des gesamten Systems | ja | nein |
| relativ geringe Systemanforderungen bei inhouse Betrieb | ja | nein |
| Sonderkonditionen für Bildungseinrichtungen | ja | nein |
Dies sind nur die aus unserer Sicht wichtigsten Funktionen, die die DOCBOX® auszeichnen. Alle Punkte aufzuzählen würde den Rahmen sprengen.
Erwähnenswert ist jedoch noch der modulare Aufbau von DOCBOX®. Bezahlt wird nur, was auch benötigt wird. Doch selbst wenn alle Module gebucht werden, ist DOCBOX® immer noch eine preislich sehr interessante Lösung.