Stand: 18.06.2021

Um die Antwort gleich vorwegzunehmen:
Das hängt wie immer ganz von Ihren Anforderungen ab.

DOCBOX®, das DMS des deutschen Herstellers aktivweb GmbH bietet jedoch zahlreiche Funktionen, die wir derzeit bei Amagno vermissen.

Ganz offensichtlich hört man bei DOCBOX® auf seine Kunden und Partner und entwickelt das DMS gezielt nach deren Bedürfnissen.

Nachfolgend listen wir auszugsweise die unserer Meinung nach wichtigsten Vorteile der DOCBOX® auf:

Merkmal DOCBOX® Amagno
Trennen und Zusammenfügen von PDF Dateien ja nein
Umstellen von Seiten in PDF Dateien ja nein
Projektakten aus unterschiedlichen Dateitypen erstellen ja nein
Suche nach Anmerkungen und Stempeln ja nein
einfache Erstellung komplexer Suchen ja nein
Grafischer Workfloweditor ja nein
Kopieren von Workflows oder Teilen davon zur erneuten Verwendung ja nein
Hinzufügen von internen oder externen Dokumenten im Verlauf eines Workflows ja nein
dauerhafte oder befristete Vertretungsregeln in der Administrationsoberfläche erstellen ja nein
GoBD und DSGVO konforme Löschprotokolle ja nein
GoBD konforme Emailarchivierung, kein Einsatz eines zusätzlichen Mailarchivierungsprogramms notwendig ja nein
Anbindung von DATEV oder anderen FiBu-Lösungen ohne hohe Zusatzkosten ja nein
Abruf beliebig vieler Email-Postfächer ja nein
regelbasierte Verteilung von Emails im DMS in der Administrationsoberfläche einrichten ja nein
Unterschreiben und Signieren per Touchpad oder vorhandener Signiersoftware ja nein
Löschen von Dokumenten aus dem Archiv mit zwingender Angabe des Löschgrundes und Zustimmung eines Löschberechtigten ja nein
transparente Erstellung von Benutzerrechten ja nein
Betriebssystem und Endgeräte unabhängige Webanwendung
(Windows, MacOS, Linux, iOS, Android)
ja nein
hoch performante Datenbank im Lieferumfang enthalten ja nein
einfacher Wechsel von Inhouse zu Cloud oder vice versa unter Beibehaltung aller Dokumente, Funktionalitäten, Metadaten und Workflows ja nein
Cloudbetrieb in einem deutschen Rechenzentrum
(KEINE Daten bei Microsoft, Amazon oder Google)
ja nein
einfache Backups der Datenbank über die Administrationsseite ja nein
vollständige Administrationsoberfläche, auch in der Cloud ja nein
minutenschnelle Installation des gesamten Systems ja nein
relativ geringe Systemanforderungen bei inhouse Betrieb ja nein
Sonderkonditionen für Bildungseinrichtungen ja nein
Unterschiede DocBox / Amagno

Dies sind nur die aus unserer Sicht wichtigsten Funktionen, die die DOCBOX® auszeichnen. Alle Punkte aufzuzählen würde den Rahmen sprengen.

Erwähnenswert ist jedoch noch der modulare Aufbau von DOCBOX®. Bezahlt wird nur, was auch benötigt wird. Doch selbst wenn alle Module gebucht werden, ist DOCBOX® immer noch eine preislich sehr interessante Lösung.

Sprechen Sie uns dazu gerne an!