Stand: 18.06.2021
Um die Antwort gleich vorwegzunehmen:
Das hängt wie immer ganz von Ihren Anforderungen ab.
DOCBOX®, das DMS des deutschen Herstellers aktivweb GmbH bietet jedoch zahlreiche Funktionen, die wir derzeit bei Amagno vermissen.
Ganz offensichtlich hört man bei DOCBOX® auf seine Kunden und Partner und entwickelt das DMS gezielt nach deren Bedürfnissen.
Nachfolgend listen wir auszugsweise die unserer Meinung nach wichtigsten Vorteile der DOCBOX® auf:
Merkmal | DOCBOX® | Amagno |
---|---|---|
Umstellen von Seiten in PDF Dateien | ja | nein |
Projektakten aus unterschiedlichen Dateitypen erstellen | ja | nein |
Suche nach Anmerkungen und Stempeln | ja | nein |
einfache Erstellung komplexer Suchen | ja | nein |
Grafischer Workfloweditor | ja | nein |
Kopieren von Workflows oder Teilen davon zur erneuten Verwendung | ja | nein |
Hinzufügen von internen oder externen Dokumenten im Verlauf eines Workflows | ja | nein |
dauerhafte oder befristete Vertretungsregeln in der Administrationsoberfläche erstellen | ja | nein |
GoBD und DSGVO konforme Löschprotokolle | ja | nein |
GoBD konforme Emailarchivierung, kein Einsatz eines zusätzlichen Mailarchivierungsprogramms notwendig | ja | nein |
Anbindung von DATEV oder anderen FiBu-Lösungen ohne hohe Zusatzkosten | ja | nein |
Abruf beliebig vieler Email-Postfächer | ja | nein |
regelbasierte Verteilung von Emails im DMS in der Administrationsoberfläche einrichten | ja | nein |
Unterschreiben und Signieren per Touchpad oder vorhandener Signiersoftware | ja | nein |
Löschen von Dokumenten aus dem Archiv mit zwingender Angabe des Löschgrundes und Zustimmung eines Löschberechtigten | ja | nein |
transparente Erstellung von Benutzerrechten | ja | nein |
Betriebssystem und Endgeräte unabhängige Webanwendung (Windows, MacOS, Linux, iOS, Android) |
ja | nein |
hoch performante Datenbank im Lieferumfang enthalten | ja | nein |
einfacher Wechsel von Inhouse zu Cloud oder vice versa unter Beibehaltung aller Dokumente, Funktionalitäten, Metadaten und Workflows | ja | nein |
Cloudbetrieb in einem deutschen Rechenzentrum (KEINE Daten bei Microsoft, Amazon oder Google) |
ja | nein |
einfache Backups der Datenbank über die Administrationsseite | ja | nein |
vollständige Administrationsoberfläche, auch in der Cloud | ja | nein |
minutenschnelle Installation des gesamten Systems | ja | nein |
relativ geringe Systemanforderungen bei inhouse Betrieb | ja | nein |
Sonderkonditionen für Bildungseinrichtungen | ja | nein |
Dies sind nur die aus unserer Sicht wichtigsten Funktionen, die die DOCBOX® auszeichnen. Alle Punkte aufzuzählen würde den Rahmen sprengen.
Erwähnenswert ist jedoch noch der modulare Aufbau von DOCBOX®. Bezahlt wird nur, was auch benötigt wird. Doch selbst wenn alle Module gebucht werden, ist DOCBOX® immer noch eine preislich sehr interessante Lösung.